Inventario de restaurante: cómo contar y revisar diferencias
Un método sencillo para contar existencias, comparar cantidades y revisar diferencias. Incluye una plantilla CSV y un ejemplo con cálculos comprobados.
Para hacer un inventario útil, necesito que cada cantidad tenga tres cosas claras: producto, ubicación y unidad. A partir de ahí, comparo lo que debería haber con lo que realmente se ha contado y reviso las diferencias antes de corregir el registro.
Esta guía está pensada para dueños, gestores y encargados que quieren empezar con una hoja sencilla. Incluye un ejemplo ficticio y una plantilla sin fórmulas ocultas ni necesidad de registrarse.
Plantilla para empezar
Descarga el CSV en blanco y el ejemplo cumplimentado. Se pueden abrir en Excel, LibreOffice o importar en Google Sheets. Separador: punto y coma; codificación UTF-8.
Descargar plantilla CSV Ver ejemplo resuelto
La hoja registra cantidades, no valora existencias en euros ni calcula impuestos.
1. Define qué vas a contar
Empieza por una zona que puedas recorrer de principio a fin: por ejemplo, el almacén de bebidas. Anota cada producto en una línea y separa sus ubicaciones. Si hay agua tanto en el almacén como en la barra, cuenta las dos zonas y suma después; así evitas olvidar una o contarla dos veces.
Usa nombres que todo el equipo entienda. «Agua 500 ml» es más preciso que «agua». Si cambian el tamaño o el formato, crea otra referencia o indica la conversión de forma explícita.
2. Fija una unidad y un momento de corte
Elige una unidad por producto y mantenla durante todo el registro. En el ejemplo uso botellas individuales. Cuatro cajas de seis botellas son 24 botellas, no cuatro unidades de la misma referencia.
Define cuándo empieza y termina el periodo. Si mientras cuentas llega un pedido o sale material para el servicio, anota si ese movimiento entra antes o después del corte. Sin ese criterio, dos recuentos correctos pueden parecer distintos.
Como punto de partida, propongo repetir el recuento en un momento comparable de la semana. Ajusta la frecuencia a la rotación del producto y a las diferencias detectadas; no hay una periodicidad única adecuada para todos los locales.
3. Calcula la cantidad esperada
La comprobación básica es:
Esperado = inicial + entradas − salidas − bajas registradas.
Una baja es una salida separada en esta plantilla, por ejemplo una botella rota que ya se anotó. Si tu sistema incluye las bajas dentro de las salidas, no vuelvas a restarlas. Incluye transferencias y devoluciones en el sentido que corresponda y deja constancia del criterio.
4. Cuenta lo real y compara
Recorre la zona, registra la cantidad contada y calcula diferencia = contado − esperado. Un resultado negativo indica que el recuento está por debajo del registro; uno positivo, por encima. El número por sí solo no explica el motivo.
| Producto | Inicial | Entradas | Salidas | Bajas | Esperado | Contado | Diferencia |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Agua 500 ml | 24 | 12 | 18 | 1 | 17 | 16 | −1 |
| Refresco 330 ml | 18 | 24 | 20 | 0 | 22 | 22 | 0 |
| Agua con gas 500 ml | 12 | 6 | 9 | 0 | 9 | 10 | +1 |
En la primera fila: 24 + 12 − 18 − 1 = 17. Se cuentan 16; la diferencia es −1. Antes de ajustar, revisa si falta una salida, si hubo una transferencia a la barra o si el recuento necesita repetirse.
5. Revisa y deja un siguiente paso
Mi criterio es revisar primero la unidad, la ubicación y los movimientos del periodo. Una diferencia no demuestra por sí sola desperdicio, un error de una persona o una pérdida económica concreta.
- Recuenta la referencia afectada.
- Contrasta entradas, salidas, bajas y movimientos entre zonas.
- Anota lo que has podido comprobar y lo que sigue sin explicación.
- Asigna una persona responsable del seguimiento y una fecha de revisión.
- Si corriges el registro, conserva la cantidad anterior, el motivo y la fecha.
Cómo usar el CSV
La plantilla deja las cantidades en blanco para no confundir «sin contar» con cero. Usa cero sólo cuando hayas comprobado que no hay unidades o movimientos. Introduce los cálculos en las columnas Esperado y Diferencia, o añade tus propias fórmulas después de verificar las columnas.
Si al abrir el archivo aparece todo en una sola columna, impórtalo indicando punto y coma como separador. No combines cantidades de distinta unidad en un total: diez botellas y cinco kilos no son quince unidades comparables.
Qué cubre y qué no
Este método organiza un recuento de cantidades. Los lotes, la conservación, los alérgenos, la trazabilidad y los protocolos sanitarios necesitan sus controles específicos. La valoración contable de las existencias también requiere un criterio distinto. No sustituyas esos registros por esta hoja.
Fuentes y criterio editorial
La documentación de Odoo sobre ajustes de inventario distingue la cantidad registrada de la contada físicamente y el ajuste de sus diferencias. Es una referencia técnica de software; no una norma para hostelería.
El ejemplo, la plantilla y el orden de trabajo de esta guía son una propuesta editorial propia. Los números son ficticios y sus operaciones se han comprobado. Revisión: 23 de septiembre de 2026.